"Kak, tanggal 14 Desember masih kosong?" Kamu cek kalender, balas masih. Lalu datang pertanyaan berikutnya: paketnya apa saja, lokasinya di mana, acaranya jam berapa, ada akad dan resepsi atau resepsi saja. Sepuluh pesan kemudian, data yang kamu butuhkan baru setengah, dan calon klien mulai jarang membalas.
Tanya-jawab seperti ini wajar, tapi melelahkan kalau terjadi setiap hari. Artikel ini membahas cara memakai link booking supaya calon klien mengisi datanya sendiri dengan lengkap, dan kamu bisa langsung fokus pada hal yang penting: mengonfirmasi jadwal dan menutup booking.
Masalah booking lewat chat
- Datanya tercecer. Tanggal di satu pesan, lokasi di pesan lain, paket di voice note.
- Ada yang terlupa ditanyakan. Baru ketahuan sehari sebelum acara bahwa ternyata ada sesi tambahan.
- Tanggal ganda. Dua calon klien menanyakan tanggal yang sama, dan kamu lupa siapa yang lebih dulu.
- Ketentuan tidak sampai. Klien tidak tahu aturan DP atau pembatalan sampai ada masalah.
- Ketik ulang. Semua data dari chat harus kamu salin lagi ke invoice, kalender, dan catatan crew.
Apa itu link booking?
Link booking adalah satu tautan berisi form yang diisi calon klien sendiri. Kamu menaruhnya di bio Instagram, mengirimnya lewat WhatsApp, atau menempelkannya di balasan otomatis. Calon klien mengisi data acara, memilih paket, membaca ketentuan, lalu mengirim. Kamu menerima satu data yang lengkap, bukan potongan dari puluhan pesan.
Isian yang wajib ada di form booking
Jangan terlalu panjang, tapi jangan sampai kurang. Isian dasar yang biasanya dibutuhkan fotografer:
- Nama klien (untuk wedding, kedua mempelai).
- Nomor WhatsApp yang aktif.
- Tanggal acara. Kalau lebih dari satu hari, sediakan isian untuk setiap tanggal.
- Jenis sesi seperti lamaran, akad, resepsi, atau wisuda, beserta jamnya.
- Lokasi tiap sesi.
- Paket yang diminati.
- Catatan tambahan, misalnya konsep, adat, atau permintaan khusus.
- Persetujuan ketentuan. Calon klien mencentang bahwa dia sudah membaca aturan DP, pembatalan, dan ganti jadwal.
Pertanyaan opsional yang berguna: dari mana klien tahu studiomu, dan perkiraan jumlah tamu. Jawaban pertama membantu kamu tahu promosi mana yang paling jalan.
Langkah membuat alur booking yang rapi
1. Siapkan paket dan ketentuan dulu
Form booking yang bagus dimulai dari paket yang jelas. Tulis isi tiap paket dan ketentuan utama sebelum membuat form. Kalau belum punya, baca dulu pasal penting di kontrak foto wedding.
2. Buat form-nya
Bisa memakai alat form umum, atau alat yang memang dibuat untuk studio foto. Yang penting, calon klien bisa mengisinya di HP tanpa harus membuat akun.
3. Taruh link di tempat yang paling sering dilihat
Bio Instagram, highlight story, pesan sambutan di WhatsApp Business, dan balasan cepat saat ada yang bertanya harga.
4. Balas setiap booking dengan cepat
Link booking bukan pengganti komunikasi. Setelah form masuk, hubungi calon klien untuk mengonfirmasi tanggal, menjelaskan langkah berikutnya, dan menagih DP.
5. Kunci tanggal setelah DP masuk
Tulis jelas di form: tanggal baru dianggap terkunci setelah DP diterima. Ini adil untuk semua calon klien, dan mencegah tanggal ganda.
Link booking dengan Pilihin Job
Salah satu alat yang bisa kamu pakai adalah Pilihin Job. Fitur form booking-nya kira-kira begini:
- Link booking khusus studiomu. Calon klien mengisi sendiri tanggal, sesi, lokasi, dan paket. Klien tidak perlu login.
- Isian bisa disesuaikan. Label isian bisa kamu ubah, dan kamu bisa menambah pertanyaan sendiri, misalnya teks, pilihan, atau tanggal.
- Persetujuan kontrak. Pasal-pasalmu tampil di form, dan calon klien wajib mencentang setuju sebelum mengirim.
- Booking masuk ke dashboard. Kamu bisa menandai statusnya (baru, sudah dihubungi, jadi invoice) dan langsung menghubungi klien lewat tombol WhatsApp.
- Satu klik jadi invoice. Data klien, acara, dan paket sudah terisi, tinggal cek harga lalu simpan. Acara dari invoice masuk ke kalender, dan bisa disambungkan ke Google Calendar atau Apple Calendar di HP.
- Template pesan WhatsApp untuk konfirmasi booking, dengan nama klien dan link yang terisi sendiri.
Form booking ini bisa dipakai dengan akun gratis. Kalau booking yang masuk mulai banyak, cara mencatat DP dan pelunasannya dibahas di panduan invoice dan DP. Penjelasan fitur lengkapnya ada di halaman Pilihin Job.
Tips supaya calon klien mau mengisi form
Jangan kirim link tanpa sapaan
Balas dulu dengan ramah, lalu kirim linknya. Contoh: "Halo Kak Rina, terima kasih sudah menghubungi Studio Senja. Supaya datanya lengkap, boleh isi form singkat ini ya. Setelah masuk, kami cek tanggalnya dan kabari secepatnya."
Buat form yang singkat
Setiap isian tambahan adalah alasan untuk berhenti di tengah jalan. Tanyakan yang benar-benar kamu butuhkan untuk mengonfirmasi jadwal. Detail lain bisa dibahas setelahnya.
Tetap layani yang lebih suka chat
Sebagian klien, terutama orang tua, lebih nyaman lewat chat. Tidak masalah. Kamu yang mengisi form-nya dari jawaban mereka, supaya datanya tetap tercatat di tempat yang sama.
Cek form dari HP sendiri
Sebelum dibagikan, coba isi form-nya dari HP. Kalau kamu sendiri merasa ribet, calon klien juga.
Penutup
Link booking tidak menggantikan obrolan dengan calon klien, tapi membuat obrolan itu lebih singkat dan lebih jelas. Siapkan paket dan ketentuan, buat form yang singkat, taruh linknya di bio, lalu balas setiap booking dengan cepat. Tanggal yang terkunci setelah DP dan data yang tidak perlu diketik ulang akan terasa sekali bedanya saat musim wedding.