Banyak fotografer baru menyadari pentingnya kontrak setelah ada masalah. Klien membatalkan dua minggu sebelum acara dan meminta DP kembali. Resepsi molor tiga jam dan klien menganggap itu masih termasuk paket. Atau klien kaget melihat fotonya muncul di Instagram studio.
Semua itu sebenarnya bisa dicegah dengan beberapa kalimat yang ditulis dan disetujui sejak awal. Artikel ini membahas isi surat perjanjian fotografer wedding, terutama pasal-pasal yang sering terlupa, lengkap dengan contoh kalimat yang bisa kamu sesuaikan.
Catatan: artikel ini panduan praktis, bukan nasihat hukum. Untuk nilai kontrak yang besar atau kasus khusus, konsultasikan dengan orang yang paham hukum.
Kenapa kontrak lewat chat saja tidak cukup
Kesepakatan lewat chat memang tetap kesepakatan. Masalahnya, isinya tersebar, tidak lengkap, dan masing-masing pihak mengingatnya dengan versi sendiri. Kontrak tertulis bikin kedua pihak membaca hal yang sama, di satu tempat.
Kontrak juga melindungi klien. Klien jadi tahu persis apa yang dia bayar, kapan hasilnya jadi, dan apa yang terjadi kalau rencana berubah. Klien yang merasa jelas biasanya lebih tenang, dan lebih mudah diajak bekerja sama.
Bagian dasar yang wajib ada
Sebelum masuk ke pasal yang sering terlupa, pastikan bagian dasar ini sudah ada:
- Identitas kedua pihak. Nama studio dan penanggung jawabnya, nama klien (biasanya kedua mempelai), nomor kontak.
- Detail acara. Tanggal, jam mulai dan selesai, lokasi tiap sesi. Kalau ada lamaran, akad, dan resepsi di hari berbeda, tulis semuanya.
- Rincian paket. Jumlah fotografer dan videografer, durasi liputan, jumlah foto edit, album, cetak, video.
- Harga dan cara bayar. Total, DP, tenggat pelunasan, nomor rekening.
- Tanda persetujuan. Tanda tangan atau persetujuan tertulis dari klien, beserta tanggalnya.
Pasal penting yang sering dilupakan
1. DP dan pembatalan oleh klien
Tulis jelas apakah DP bisa dikembalikan atau tidak, dan apa yang terjadi kalau klien membatalkan di waktu yang berbeda. Contoh:
"DP sebesar 30% berfungsi sebagai tanda jadi dan tidak dapat dikembalikan bila pembatalan dilakukan oleh klien."
Banyak studio juga menambahkan ketentuan untuk pembatalan yang sangat dekat dengan hari-H, karena tanggal itu sudah tidak bisa dijual ke klien lain.
2. Ganti jadwal (reschedule)
Ganti tanggal berbeda dengan batal. Tentukan berapa kali boleh ganti jadwal, sampai kapan permintaan diterima, dan apa yang terjadi kalau tanggal baru sudah terisi. Contoh:
"Klien dapat mengganti tanggal satu kali tanpa biaya, paling lambat 30 hari sebelum acara, selama tanggal pengganti masih tersedia."
3. Kalau fotografer berhalangan
Pasal ini sering tidak ada, padahal klien sangat peduli. Apa yang terjadi kalau kamu sakit atau ada keadaan darurat? Tulis bahwa studio akan menyiapkan fotografer pengganti dengan kualitas setara, dan apa kompensasinya kalau pengganti tidak tersedia.
4. Overtime
Acara wedding hampir selalu molor. Tulis durasi liputan dan tarif per jam tambahan. Contoh:
"Liputan di luar durasi paket dikenakan biaya tambahan Rp___ per jam, dihitung per jam berjalan."
5. Waktu pengerjaan dan revisi
Kapan foto edit selesai, dihitung sejak kapan? Sejak acara, atau sejak klien selesai memilih foto? Ini sering jadi sumber salah paham. Tambahkan juga batas revisi, misalnya revisi warna satu kali per foto.
6. Seleksi foto oleh klien
Tulis batas jumlah foto edit dan tenggat memilih. Kalau klien tidak memilih sampai tenggat, apa langkah selanjutnya? Misalnya studio yang memilihkan. Tips mengatur seleksi ada di artikel cara klien memilih foto dari Google Drive.
7. Izin memakai foto untuk portofolio
Hasil foto adalah karya fotografer, tapi wajah di foto itu milik klien. Minta izin tertulis untuk memakai foto di Instagram, website, atau materi promosi. Beri pilihan untuk klien yang ingin acaranya tetap privat. Apalagi kalau foto akan dipakai untuk iklan berbayar, persetujuan tertulis dari orang yang difoto sangat penting.
8. File RAW dan masa simpan
Tulis apakah file RAW diserahkan atau tidak, dan berapa lama studio menyimpan file cadangan setelah hasil dikirim. Dengan begitu, klien tahu kapan dia harus menyimpan sendiri seluruh fotonya.
9. Transport, akomodasi, dan konsumsi crew
Untuk acara di luar kota, tulis siapa yang menanggung transport dan penginapan. Untuk acara panjang, sebutkan juga makan untuk crew. Hal kecil seperti ini sering canggung kalau baru dibicarakan di hari-H.
10. Hal di luar kendali
Hujan, listrik padam, aturan gedung yang melarang flash atau drone, atau tamu yang menghalangi. Tulis bahwa studio bekerja sebaik mungkin di kondisi tersebut, tanpa menjanjikan hasil yang tidak bisa dikendalikan.
Cara membuat klien benar-benar membaca kontrak
Kontrak yang dikirim sebagai file PDF lima halaman sering tidak dibaca. Beberapa cara supaya klien memahaminya:
- Pakai bahasa sehari-hari, bukan bahasa hukum yang kaku.
- Ringkas poin pentingnya di pesan WhatsApp: DP, pembatalan, ganti jadwal, waktu pengerjaan.
- Minta persetujuan sebelum tanggal dikunci, bukan setelah DP masuk.
- Simpan buktinya di tempat yang mudah dicari lagi.
Kontrak yang disetujui sejak form booking
Kalau ingin persetujuan kontrak tidak lagi tercecer di chat, kamu bisa memasukkannya langsung ke alur booking. Di Pilihin Job, pasal-pasalmu (DP, pembatalan, ganti jadwal, waktu pengerjaan) tampil di form booking online. Klien wajib mencentang setuju sebelum mengirim booking, dan pasalnya bisa kamu ubah sendiri.
Setelah booking jadi job, kontrak PDF berkop studiomu bisa dicetak dari tiap job. Ketentuan yang sama juga bisa disimpan sebagai template di menu Paket & Sesi, jadi tidak perlu menulis ulang tiap ada klien baru.
Pilihin Job bisa dicoba dengan akun gratis. Penjelasan lengkapnya ada di halaman Pilihin Job. Kalau kamu juga sedang merapikan urusan DP dan pelunasan, baca panduan invoice dan DP untuk fotografer.
Tips menyusun kontrak pertamamu
- Mulai dari masalah yang pernah terjadi. Setiap kejadian tidak enak dengan klien biasanya layak jadi satu pasal.
- Satu kontrak dasar, beberapa lampiran. Pasal umum tetap sama, rincian paket dan tanggal yang berbeda per klien.
- Tinjau setahun sekali. Harga, tarif overtime, dan cara kerja studio berubah. Kontraknya juga perlu ikut diperbarui.
- Bersikap tegas tapi ramah. Kontrak bukan tanda tidak percaya, tapi cara supaya kedua pihak sama-sama tenang.
Penutup
Kontrak foto wedding yang baik tidak harus panjang. Yang penting, pasal yang paling sering memicu masalah sudah tertulis: DP dan pembatalan, ganti jadwal, overtime, waktu pengerjaan, izin posting, dan masa simpan file. Tulis dengan bahasa sederhana, minta klien menyetujuinya sebelum tanggal dikunci, dan simpan buktinya di tempat yang rapi.